Ledningssekreterare ögonkliniken Linköping /Norrköping - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Ögonkliniken i Region Östergötland har verksamhet på Universitetssjukhuset i Linköping, Vrinnevisjukhuset i Norrköping och på Lasarettet i Motala. Kliniken ger länssjukvård till invånarna i Östergötlands län, och högspecialiserad vård till patienter från Jönköping, Kalmar och Östergötlands län. I stort sett alla typer av ögonsjukdomar diagnostiseras och behandlas vid kliniken. Kliniken bedriver så väl öppenvård som slutenvård och består av mottagningar, operationsavdelningar, vårdplatser på annan klinik, samt syncentral. Klinikens uppdrag innefattar sjukvård, undervisning och forskning.

Vårt sekretariat består idag av 24 medarbetare med verksamhet i Norrköping och Linköping. Vi är en klinik med god sammanhållning där vi stöttar och hjälper varandra och respekterar varandras olikheter.

Arbetsbeskrivning

Vi söker en ledningssekreterare som kommer att ingå i vårt sekretariat, men till största delen kommer att arbeta med administration åt vår klinikövergripandel ledning, det vill säga arbeta kan ske både i Linköping eller Norrköping. Din huvudarbetsort kommer att vara Linköping.

Arbetsuppgifter/ansvarsområden kommer att vara Dokumenta där våra PM och rutiner sparas ner. Information och struktur på vår web, intranät, och1177 där du kommer att uppdatera och vara informationsansvarig. Strukturera vår G-mapp.

Andra uppgifter kommer att vara arkivansvar samt sköta vårt diarie samt skapa och vidmakthålla en bra struktur på vår gemensamma serveryta. Du behöver följa och hålla koll på våra anläggningstillgångar samt fördelning av administrativa expeditioner.

Stor del av dina arbetsuppgifter kommer att innebära att vara sammankallande till våra chefsmöten, t ex SVG, boka lokaler, resor, skriva mötesanteckningar/protokoll.

Arbetsuppgifterna kan komma att variera och också beroende på intresse, kunskap samt att behov ändras över tid.

Vi arbetar med löpande urval i ansökningsprocessen. 

Utbildning och erfarenhet

Du ska vara utbildad inom administration, kunna tala och skriva svenska obehindrat. Du ska också vara strukturerad, serviceinriktad och kunna hålla många bollar i luften samtidigt. Du behöver kunna prioritera bland dina arbetsuppgifter och också vara beredd på att hålla tidsplaner som är uppsatta. 

Vi tänker att du tidigare har arbetat med liknande arbetsuppgifter.

Stor vana vid olika datasystem är meriterande, exempelvis word, excel, outlook. Gärna cosmic, GOLI, Tessa och Dokumenta.

Personliga egenskaper:

Du har mod att agera efter sin egen övertygelse, Du tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat. Du tar ansvar för din uppgift och strukturerar själv ditt angreppssätt och driver dina processer vidare.

Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och kan snabbt ändra ditt synsätt och
förhållningssätt. Du ser möjligheterna i förändringar. Du är lugn, stabil och kontrollerad i stressituationer eller pressade situationer och du behåller ett realistiskt perspektiv på situationer och fokuserar på rätt saker.

Du arbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du lyssnar, kommunicerar och löser konflikter på ett konstruktivt sätt. Du är utåtriktad och socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang samt skapar kontakter och underhåller relationer.

Du talar klart, välformulerat och engagerat i enskilda möten och små och stora grupper och lyssnar och är mottaglig för motparten och anpassar dig till situationen. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa
andra och anstränger dig för att leverera lösningar.

Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar. Du är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandard och lägger ner stor vikt vid att du lever upp till dessa.