Ledningssekreterare till Hälso- och sjukvårdens stab - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Gillar du att vara spindeln i nätet och ha koll på läget? Vill du bidra till hälsa och vård i världsklass och göra skillnad för Östergötlands medborgare? Då kanske du är den vi söker!

Ledningssekreterarna inom Hälso- och sjukvårdens stab arbetar med olika administrativa uppgifter främst gentemot centrumledningarna. Enheten består av 12 personer som ska leverera ett jämlikt administrativt stöd till våra 11 centrum och verksamheter inom staben. Den person vi nu söker kommer att jobba med Närsjukvården i västra Östergötland och Verksamhetsförlagd utbildning.

Närsjukvården i västra Östergötland (NSV)
Närsjukvården ansvarar för huvuddelen av invånarnas akuta och vanliga behov av specialistvård. Inom närsjukvården finns öppenvård med mottagningar, sjukhusvård och akut vård samt mobila team för vård i patienternas hem. Verksamheterna i NSV finns på Lasarettet i Motala. En viktig uppgift för närsjukvården är samverkan med kommunal hälso- och sjukvård, primärvård, övrig specialiserad och privat vård. I uppdraget ligger också forskning och utbildning. NSV har ungefär 600 medarbetare.

Beställningsuppdrag praktikplatser
Regionens sjukvårdande verksamheter har tre parallella huvuduppdrag: hälso- och sjukvård, forskning och utbildning. Årligen produceras drygt 20 000 praktikveckor i regionens verksamheter, inkl. platser för gymnasieskolor och yrkeshögskolor. Region Östergötland levererar praktik inom ett 40-tal olika utbildningsprogram- och inriktningar för drygt 20 olika skolor och lärosätens räkning. Som ett administrativt stöd till verksamheten finns tre utsedda beställningsmottagare.

Arbetsbeskrivning
I rollen som ledningssekreterare ansvarar du för att ge ett kvalificerat administrativt stöd och god service till chefer, stabsresurser och medarbetare. Du ingår i det närmaste stödet till centrumcheferna tillsammans med ytterligare roller i staben: ekonomiansvarig, HR-ansvarig och utvecklingsansvarig för respektive centrum.

Ditt huvuduppdrag består av administrativa arbetsuppgifter såsom personaladministration i Heroma, mötesadministration, hantering av fakturor, bokningar/beställningar och diarieföring. Andra förekommande uppdrag kan vara IT-resurs, arkivering, avvikelsehantering, HR-administration, utbildningsadministration, skapa/administrera enkäter och webredigering. I ditt arbete ingår också att initiera och driva/delta i kvalitets- och utvecklingsarbete inom det administrativa området.

Funktionen beställningsmottagare innebär att du är vägen in i frågor som rör praktik på vårdutbildningarna. Du är kontaktperson i frågorna och avlastar chefer i vårdverksamheten. Du inventerar antalet platser och är involverad i beställningsprocessen inför varje termin. Du hanterar löpande förfrågningar under pågående termin. Du ansvarar för att verksamheten får tillgång till beställningen av praktikplatser i vårt IT-stöd. Du ansvarar även för att huvudhandledare och kontaktpersoner har kännedom om beställningsrutinerna och har tillgång till läsbehörighet i vårt IT-stöd.

Utbildning och erfarenhet
Vi söker dig som har god erfarenhet av att arbeta med administration där ordning och struktur tillsammans med en hög servicenivå är ett krav. Det är meriterande med tidigare erfarenhet och kunskap om regionens vårdverksamhet.

Vi vill att du har minst gymnasieutbildning men gärna vidareutbildning med inriktning på administration, IT eller liknande. Tjänsten kräver goda kunskaper i Officepaketet och vi ser gärna att du har vana att lära dig nya IT-system.

Personliga egenskaper

Som person är du tillmötesgående och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du samarbetar bra med andra människor och planerar och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är positiv och ser möjligheter med förändringar och kan tänka om vid oförutsedda situationer. Du är lyhörd för verksamhetens behov och utför dina uppgifter med noggrannhet och professionalitet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Om din profil matchar vår kravbild och du vill arbeta i en öppen kultur med förändringsanda och tillsammans med en bredd av kompetensområden kan du vara den vi söker.