Arkivhandläggare till Regionarkivet för vikariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Region Östergötlands mest omfattande uppdrag är att erbjuda invånarna en bra hälso-, sjuk- och tandvård. Inom den högspecialiserade vården har Region Östergötland också ett region- och riksansvar. Regionen leder det regionala utvecklingsarbetet för en långsiktig och hållbar utveckling genom sitt ansvar för uppgifter och åtgärder inom områden som samhällsbyggnad, kompetensförsörjning, företagande, besöksnäring, kultur, folkbildning och folkhälsa. Regionen ansvarar även för all allmän kollektivtrafik i länet.

Region Östergötlands centrala arkiv förvaltar ett vårdhistoriskt kulturarv. Arkivet förvarar på plats cirka 30 000 hyllmeter med handlingar från 1791 och fram till 2008. Det består av arkiv från alla regionens verksamheter och innehåller till största delen östgötarnas patientjournaler. Förutom patientjournaler finns handlingar från arbetsförmedling, skolor, barnhem, skjutsväsende och länspolis. Regionarkivet har ansvar för tillsynen över Region Östergötlands olika verksamheters dokumenthantering inklusive diarieföring, arkivvård och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess. Ansvaret omfattar såväl analog som digital information. Regionarkivet ansvarar även för ett stort antal överlämnade arkiv med elektroniska handlingar såsom olika verksamhetssystem. Arkivet ingår i det landsomfattande samarbetet R7e som är Region Östergötlands e-arkiv.

Regionarkivet har specialkompetens inom dokumenthantering, dokumentstrategiska frågor och arkivvård. Idag arbetar 20 personer på Regionarkivet som består av två sektioner, Depå/Tillsyn och Ärende/Visa. I arbetslaget finns arkivarier, arkivhandläggare och arkivassistenter. På sektionen Ärende/Visa handläggs årligen cirka 5 000 förfrågningar från sjukvården, forskare, andra myndigheter och privatpersoner. Genom bland annat utställningar och visningar arbetar vi med att tillgängliggöra våra handlingar för allmänheten.

Arbetsbeskrivning

Nu finns möjligheten för dig som söker en tjänst/vikariat inom arkiv att arbeta med oss på Regionarkivet. Vikariatets placering är på sektion Ärende/Visa. Den innebär att handlägga ärenden från myndigheter, forskare och allmänheten och tillhandahålla allmänna handlingar genom att:

• Ta emot inkommande ärenden, både analoga och digitala
• Skriva sökvägar och förbereda för lån ur arkiv
• Handlägga ärenden i vårt digitala ärendehanteringssystem, Evolution
• Ta fram handlingar till ärenden i arkiv och digitala journalsystem
• Sekretesspröva
• Informera beställaren om möjliga sökvägar och hänvisningar
• Arbeta efter instruktionerna i Ärendehandboken
• Sprida kunskap om verksamheten genom forskarbesök, studiebesök och visningar

Utbildning och erfarenhet

För tjänsten/vikariatet krävs:

Relevant högskoleutbildning eller motsvarade arbetslivserfarenhet, gärna inom arkiv. Datorkunskap och erfarenhet att använda olika programvaror tex administrativa system

Vi ser gärna att du har erfarenhet av och kunskap om:

Diarieföring, ärendehandläggning och sekretessprövning. Arkivsökning, både analogt och digitalt Arkivkunskaper om allmän handling, arkivlagen, offentlighets- och sekretesslagen.

Personliga egenskaper

Du har lätt för att skapa dig en helhetssyn och överblick. Du ser även detaljer och tar tillvara på möjligheter i olika arbetsprocesser. Du tar dig an nya arbetsuppgifter och ny information med ett lösningsinriktat förhållningssätt. Det är viktigt att du är lyhörd för beställarens behov och kan ge service och förmedla information på ett kvalitativt sätt. I arbetet råder stark sekretess vilket ställer höga krav på ditt omdöme i varje ärende. Du ska kunna arbeta självständigt samtidigt som du är del i ett team. Du är en positiv person, som är självgående, flexibel och engagerad i ditt arbete. I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper och att du passar väl in i gruppen.

Ansökan och anställning